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Administração · Financeiro

Contas a Pagar: lançar e dar baixa

Como registrar uma despesa a pagar e, depois, registrar o pagamento (baixa) dela.

Objetivo

Uma conta a pagar é um agendamento

Ela organiza as despesas por data de vencimento, para você planejar os pagamentos.

Lançar é programar a despesa: fornecedor, vencimento, valor e contas do balancete.

Dar baixa é registrar o pagamento — só aí ela vira despesa de fato, saindo de uma conta bancária ou do caixa.

Parte 1 · Lançar

1. Acesse Contas a Pagar

Administração→ Contas a Pagar→ Contas a Pagar

No menu Administração, abra Contas a Pagar e depois Contas a Pagar de novo.

Menu Administração com o caminho até Contas a Pagar
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Parte 1 · Lançar

2. Clique em Incluir para um novo lançamento

Na tela de Contas a Pagar, comece um registro novo.

Botão Incluir destacado na tela de Contas a Pagar
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Parte 1 · Lançar

3. Fornecedor, tipo e vencimento

Grupo de Contas a Pagar (opcional, agrupa despesas — Impostos, Folha, Mat/Med…), Tipo de Documento e Nome do Fornecedor. Em cada um, F2 cadastra na hora.

Escolha a Data de Vencimento e, se quiser, o Nº do Documento (NF, ordem de serviço etc.).

Campos de grupo, tipo de documento e nome do fornecedor
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Parte 1 · Lançar

4. Informe o valor, o balancete e grave

Informe o valor do documento e as contas do balancete com seus respectivos valores; depois clique em Gravar.

Até aqui foi só o lançamento (a programação). A despesa ainda não saiu do caixa — isso acontece na baixa.

Valor do documento, contas do balancete e botão Gravar
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Parte 2 · Baixar (pagar)

5. Selecione o registro e clique em Incluir Baixa

1) Pesquise e clique sobre o registro que vai pagar, para selecioná-lo.
2) Clique em Incluir Baixa.

A baixa é o que efetiva o pagamento e dá origem ao lançamento bancário/caixa.

Registro selecionado e o botão Incluir Baixa destacado
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Parte 2 · Baixar (pagar)

6. Data, conta bancária e Gravar

Informe a Data do pagamento e, se houver, multa/juros ou desconto.

Escolha a Conta Bancária de origem e o Histórico de Lançamento; use o Complemento para uma observação. Depois, Gravar.

Conta bancária, histórico de lançamento e complemento na baixa
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Pronto

Conta lançada e liquidada

Depois de gravar a baixa, o registro de Contas a Pagar fica liquidado — sai de "em aberto" e entra no fluxo financeiro.

A despesa aparece no caixa/conta bancária escolhida e no balancete, virando dado para o financeiro e o BI.