ProChat: atendimento pelo WhatsApp e alertas integrados ao Promedico

Confirmar consultas é uma parte da comunicação com o paciente. A equipe também precisa responder dúvidas, encaminhar solicitações ao setor certo, organizar agendamentos e informar quando um laudo está disponível.

O ProChat reúne essas interações em uma central de atendimento pelo WhatsApp integrada ao Promedico. Assim, clínicas e hospitais podem organizar as conversas entre colaboradores, automatizar alertas e acompanhar informações da agenda no mesmo ambiente.

Neste artigo, você vai ver os desafios mais comuns do atendimento pelo WhatsApp, boas práticas para confirmar consultas e como o ProChat apoia cada etapa dessa rotina.

A rotina que trava a recepção

Em muitas clínicas, a comunicação com o paciente ainda depende de esforço manual:

• Ligações para confirmar cada horário: a equipe liga para cada paciente, e muitos pacientes não atendem.
• Conversas espalhadas: cada atendente usa um aparelho, e ninguém tem a visão completa do que já foi respondido.
• Pacientes sem retorno: mensagens se perdem em horários de pico ou fora do expediente.
• Agenda desatualizada: a confirmação chega pelo WhatsApp, mas o status precisa ser alterado no sistema manualmente.
• Horários vagos: quando a desistência não chega a tempo, não dá para oferecer o horário a outro paciente.
• Perguntas sobre laudos: a recepção atende chamadas só para dizer se o resultado está pronto.

Boas práticas para confirmar consultas pelo WhatsApp

Com ou sem uma ferramenta, alguns cuidados deixam a confirmação mais clara para o paciente e mais útil para a clínica:

1. Mantenha o contato atualizado. Confirme o número de WhatsApp do paciente a cada agendamento.
2. Envie com antecedência. O paciente precisa de tempo para confirmar ou avisar que não poderá ir, e a clínica, para reorganizar a agenda.
3. Seja breve e completo. A mensagem deve trazer data, horário, profissional e o tipo de atendimento, sem textos longos.
4. Deixe claro como responder. Opções simples, como confirmar ou cancelar, evitam respostas ambíguas.
5. Tenha um plano para quem não responde. Defina quando a equipe faz um novo contato.
6. Reaproveite o horário cancelado. Quando alguém desmarca, ofereça o horário a quem está esperando uma vaga.
7. Cuide dos dados do paciente. Evite incluir informações clínicas sensíveis na mensagem de confirmação.

O que é o ProChat

O ProChat é uma central de atendimento pelo canal oficial do WhatsApp para empresas (a chamada API oficial, autorizada pela Meta), integrada ao Promedico. Ele reúne as conversas da unidade, automatiza alertas e conecta o atendimento às agendas do sistema, com respostas registradas na agenda.

Central de atendimento: mesmo número, vários colaboradores

Vários colaboradores podem atender pelo mesmo número, conforme as condições da contratação. Sempre que alguém responde, o paciente vê o nome de quem está atendendo, o que deixa a conversa mais próxima.

O paciente responde a um menu automático e escolhe o setor com que deseja falar, como Agendamento, Exames, Cirurgias ou Financeiro. A conversa vai para a fila desse setor, e o sistema encaminha a conversa ao colaborador que está há mais tempo sem atender. O colaborador escolhido recebe um aviso sonoro e visual. Se ele estiver ausente, a conversa vai para outro colega da mesma fila.

A ideia é dividir as conversas entre a equipe, para que nenhuma fique esperando por uma única pessoa.

Alertas de consultas, exames e cirurgias

O ProChat envia alertas para consultas, exames e cirurgias. A mensagem pode trazer o nome do paciente, a data, o horário, o profissional, o tipo de atendimento e as opções de resposta. A unidade pode ter mensagens diferentes por médico ou por tipo de agenda, conforme a configuração.

Confirmação e cancelamento integrados à agenda

Pelas opções do alerta, o paciente pode confirmar ou cancelar. Quando responde por essas opções, o status do agendamento é atualizado automaticamente no Promedico.

Na prática: o paciente recebe o alerta de sua consulta e seleciona “Confirmar”. A resposta atualiza automaticamente o status no Promedico, permitindo que a recepção acompanhe a confirmação sem repetir o registro manualmente.

Dentro do ProChat, o colaborador também visualiza as agendas de consultas, exames e cirurgias às quais tem acesso no Promedico e consegue:

• ver os agendamentos do dia;
• verificar se o alerta foi enviado;
• acompanhar quem confirmou e quem cancelou;
• iniciar uma conversa a partir do agendamento;
• identificar se o paciente já está sendo atendido por outro colega.

Histórico, transferências e recursos de conversa

Uma conversa, ou várias de uma vez, pode ser transferida para outro colaborador ou outro setor. O histórico acompanha a conversa e fica disponível para consulta durante a utilização da plataforma.

• Transcrição de áudio: os áudios enviados pelos pacientes são transcritos automaticamente.
• Arquivos: envio e recebimento de imagens, vídeos, PDFs e outros documentos aceitos pelo WhatsApp.
• Respostas rápidas: textos prontos para as perguntas mais frequentes.
• Acompanhamento das mensagens: é possível ver se cada mensagem foi enviada, entregue e lida.
• Mensagens automáticas: saudação, encerramento e aviso fora do expediente, para manter o paciente informado mesmo fora do horário de atendimento.

Agendamento com inteligência artificial

O ProChat também conta com um atendimento por inteligência artificial ligado às agendas do Promedico. Ela consulta dias e horários disponíveis e os convênios aceitos por cada médico e pode criar o agendamento no Promedico.

Aviso de laudo disponível

Quando o médico libera o laudo, o ProChat pode avisar o paciente. A mensagem pode trazer um link para o portal, onde ele acessa o laudo, as imagens e o histórico disponibilizado, sem precisar ir até a unidade só para buscar o resultado.

Campanhas para públicos específicos

A unidade também pode enviar mensagens para públicos específicos de pacientes: lembretes, convites para retorno, campanhas de prevenção e comunicados. No Outubro Rosa, por exemplo, a clínica pode selecionar o público adequado e enviar uma campanha de conscientização sobre a mamografia.

As campanhas devem ser enviadas a pacientes que autorizaram o contato, respeitando quem pedir para não receber mais mensagens. E, quando é a unidade que começa a conversa, o WhatsApp exige mensagens em formatos previamente aprovados pela Meta, a empresa dona do WhatsApp.

Perguntas frequentes

O ProChat usa o canal oficial do WhatsApp?

Sim. O ProChat funciona pela API oficial do WhatsApp, o canal autorizado pela Meta para empresas.

Quando o paciente confirma pelo WhatsApp, preciso atualizar a agenda?

Quando o paciente confirma ou cancela pelas opções do alerta, o status do agendamento é atualizado automaticamente no Promedico.

Mais de uma pessoa pode atender pelo mesmo número?

Sim. Vários colaboradores podem atender pelo mesmo número, conforme as condições da contratação, com as conversas organizadas por setor.

Posso continuar usando meu número no WhatsApp comum?

Na modalidade de migração, o número atual passa a operar exclusivamente pelo ProChat e deixa de funcionar no aplicativo comum do WhatsApp. Outra opção é usar um número novo, celular ou fixo, e manter o atual no aplicativo comum.

O ProChat tem custo de envio?

Os custos de envio e as condições de uso variam conforme o tipo de mensagem, as regras da Meta e o plano contratado. Nossa equipe apresenta as condições para a sua clínica.